Jak automaticky přeposílat faktury z e-mailu do Účtenkovníku

Faktura za internet, mobil nebo pojištění přijde e-mailem. Otevřete zprávu, stáhnete přílohu, přepnete do aplikace, nahrajete. A příští měsíc zase.

Celý tenhle koloběh může zmizet. V Účtenkovníku si vygenerujete vlastní e-mailovou adresu, na kterou fakturu jednoduše přepošlete - aplikace ji zpracuje a doklad se objeví sám, často dřív, než přílohu vůbec otevřete. A když si v Seznamu nebo Gmailu nastavíte pravidlo, nemusíte přeposílat ani ručně: faktury odchází samy.

Jak to funguje

Princip celého e-mailového přeposílání jsou tři kroky:

1. Vygenerujete si vlastní e-mail v aplikaci. Tato unikátní adresa je součástí Premium plánu a vypadá například takto: [email protected].
2. Přepošlete fakturu na tuto adresu. Stačí ji jednou ručně přeposlat, nebo si v Gmailu / Seznamu / libovolném e-mailovém klientu nastavit pravidlo, které to bude dělat automaticky pokaždé, když faktura dorazí.
3. Účtenkovník fakturu sám zpracuje - z e-mailu vyextrahuje položky, datum, obchodníka i celkovou částku a vytvoří doklad. V aplikaci ho uvidíte většinou během pár vteřin, výjimečně to trvá pár minut.

Co umíme a co zatím ne

Než si nastavíte přeposílání, je dobré vědět, jak se Účtenkovník k e-mailu chová.

Co spolehlivě funguje:

• PDF i obrázky - aplikace zpracuje přílohu ve formátu PDF, JPG, PNG a dalších běžných obrazových formátech.
• Faktura přímo v těle e-mailu - pokud zpráva nemá přílohu a doklad je napsaný rovnou v textu e-mailu (časté u e-shopů a předplatných jako Netflix nebo Spotify), Účtenkovník zpracuje i samotné tělo zprávy. Přednost mají vždy přílohy - text se použije, jen když v e-mailu žádná příloha není.
• Jakýkoliv odesílatel - Účtenkovník nehlídá, kdo zprávu poslal. Můžete tedy přeposílat z libovolné adresy, i z mobilu, i ze sdílené schránky. Adresu proto sdílejte jen s lidmi, kterým důvěřujete.

Co zatím neumíme:

• Pouze jeden doklad na e-mail - pokud zpráva obsahuje víc příloh, aplikace si zatím nevybere. Přepošlete proto vždy e-mail, který obsahuje právě jeden doklad. Pokud posíláte sken ve více obrázcích, aplikace je zpracuje dohromady (až tři stránky). Pokud máte víc faktur v jedné zprávě, oddělte je do samostatných e-mailů.

Nastavení na Seznamu

Postup v Seznam e-mailu je jednoduchý - stačí vytvořit jedno pravidlo:

1. Klikněte vlevo dole na ozubené kolečko → Nastavení.
2. V levém menu vyberte Pravidla a vytvořte nové. Nezapomeňte ho označit jako aktivní.
3. Jako podmínku zvolte odesílatele, od kterého vám chodí faktury (např. [email protected]).
4. Jako akci vyberte „pošli kopii” a vložte svou adresu z Účtenkovníku.

Můžete si přidat například i filtrování podle předmětu zprávy na slova jako “faktura” nebo vyúčtování.

Více o pravidlech najdete v nápovědě Seznamu.

Nastavení v Gmailu

Gmail je o krok opatrnější než Seznam - než začne cokoliv přeposílat, chce ověřit, že adresu, na kterou se má přeposílat, opravdu vlastníte. To za vás vyřeší Účtenkovník - ověřovací zprávu od Gmailu pozná a zobrazí vám ji přímo v aplikaci.

Postup má dvě části: nejdřív Gmailu povolíte přeposílat na vaši Účtenkovník adresu, potom vytvoříte filtr, který na ni pošle jen vybrané faktury - ne celou poštu.

Krok 1 — povolení a ověření adresy:

1. V Gmailu otevřete Nastavení (ozubené kolečko vpravo nahoře) → Zobrazit všechna nastavení.
2. Přejděte na záložku Přeposílání a POP/IMAP a klikněte na Přidat adresu pro přeposílání.
3. Vložte svou Účtenkovník adresu ([email protected]), klikněte na Další a v okně potvrďte Pokračovat → OK.
4. Gmail na tuto adresu pošle ověřovací e-mail s odkazem a potvrzovacím kódem. Nikam chodit nemusíte - Účtenkovník ho rozpozná a zobrazí vám ho přímo v aplikaci, v sekci doručených zpráv u vaší e-mailové adresy. Stačí otevřít přiložený odkaz (nebo zkopírovat kód zpět do Gmailu) a přeposílání je povolené.

Ověřovací zprávu Účtenkovník nezpracovává jako doklad - pozná, že jde o potvrzení od Gmailu, a nechá ji stranou. Nevznikne vám tak žádná prázdná účtenka.

Krok 2 — filtr na faktury:

V Gmailu teď nezapínejte volbu Přeposílat kopii příchozí pošty - tím byste do Účtenkovníku poslali úplně všechnu poštu. Místo toho vytvoříte filtr jen na faktury:

1. Nahoře ve vyhledávacím poli klikněte na Zobrazit možnosti vyhledávání.
2. Vyplňte odesílatele faktur (např. do pole Od zadejte o2.cz) nebo slovo faktura do pole Předmět; klidně zaškrtněte i Obsahuje přílohu. Volbu si můžete ověřit tlačítkem Hledat.
3. Klikněte na Vytvořit filtr.
4. Zaškrtněte Přeposlat na a vyberte svou právě ověřenou Účtenkovník adresu. Chcete-li přeposlat i dříve doručené faktury, zaškrtněte také Použít filtr na odpovídající konverzace.
5. Potvrďte tlačítkem Vytvořit filtr.

Od této chvíle každá nová faktura od daného odesílatele doputuje do Účtenkovníku sama.

Typické scénáře

Pár faktur, které lidem do Účtenkovníku takhle automaticky chodí - možná některé poznáváte:

• Internet a mobilní tarif - O2, T-Mobile, Vodafone posílají faktury měsíčně. Jeden filtr na odesílatele a máte hotovo.
• Splátka auta nebo úvěru - leasingové společnosti posílají pravidelný doklad e-mailem.
• Pojištění - povinné ručení i havarijní pojištění chodí jednou ročně nebo čtvrtletně.
• Streamovací služby a předplatné - Netflix, Spotify, iCloud, Microsoft 365.
• Faktury z e-shopů - Alza, Notino, Zalando. Jednoduché přeposlání e-mailu.

Postupně si tak vytvoříte pravidla pro všechny pravidelné faktury a Účtenkovník je bude tiše vstřebávat na pozadí.

Shrnutí

• V Účtenkovníku si vygenerujete vlastní e-mail pro příjem faktur.
• Přepošlete vždy jeden doklad na e-mail (PDF nebo obrázek, do 25 MB).
• Zpracujeme ho z přílohy i přímo z těla zprávy - přednost mají přílohy.
• V Seznamu i Gmailu si nastavíte pravidlo (filtr), které vybrané zprávy přeposílá automaticky.

Přeposílání faktur z e-mailu vám ušetří většinu manuální práce kolem fixních nákladů. A pokud chcete celý systém sledování výdajů nastavit od nuly, připravujeme podrobný návod - brzy na blogu.